Dématérialisation et GED
Les outils de Gestion Electronique des Documents (GED), intégrés dans un site Internet permettent la mise à disposition de tous, des informations à jour et facilite l'échange avec vos clients, vos administrés, vos partenaires et vos équipes internes.
68000 propose un service d'études de solutions pour la dématérialisation de vos services administratifs, via la mise en place de site Internet avec la fonctionnalité de partage de documents permettant :
- de mettre à disposition des documents en consultation et en téléchargement
- de recevoir des documents de vos contacts, de façon qualifié et avec notification
- d'organiser vos ressources au travers de menus de navigation, de pages et de sections, ergonomiques et illustrées
Choix technologiques
Service d'études et benchmarking
- étude de votre existant et proposition d'outils correspondant à vos besoins
- mise en place d'environnement de test et de formation
- solutions d'extranet type : SharePoint, Office 365, Google Workspace, avec ou sans intégration dans Wordpress
Des outils standards et paramétrables
Installation de fonctionnalités de GED au sein de sites Wordpress ou de Google Site :
- la solution Wordpress permet une grande liberté de création graphique et d'évolution vers des développements spécifiques :
- intégration des outils de GED dans un site Wordpress existant
- création d'un site Wordpress dédié à la GED, sur un domaine ou sous domaine
- la propriété complètes des données, hébergées 100% en France
- la solution Google Site permet une intégration rapide et optimisée des fonctionnalités proposées par Google, une ergonomique standardisée et très peu de maintenance
- mise en place rapide et sécurisé par Google
- partage des documents Drive facilité
Fonctionnalités
Les outils de Google permettent :
- l'application des règles de sécurité de Google, ainsi que la gestion des droits d'accès
- la connaissance de ces outils déjà acquit par les utilisateurs
- de très bonnes performances, également sur mobile
- la réutilisation de l'existant chez le client pocédant déjà ses données chez Google
Les outils Wordpress permettent :
- la maîtrise du stockage des données
- la maîtrise du système de sauvegarde
- l'ajout de fonctionnalités via le catalogue de module et le développement sur mesure
Les types de ressources diffusables sont :
- des documents texte
- des feuilles de calcul
- des dossiers (drive)
- des présentations
- des calendriers
- des annuaires de contacts
- des PDF
- des vidéos
- des cartes (Google Map et Open Street Map)
certaines de ces ressources sont éditables directement en ligne, comme les documents texte et les feuilles de calcul.
Outils de GED, les briques de base de la dématérialisation
synonymes : Portail Documentaire / Centre De Ressources Numériques / Gestion Electronique de Documents / Dématérialisation / Espace Numérique / "c'est dans le Cloud"
Le choix et la configuration de ces outils permettent la création d'un Centre De Ressources Numériques mettant à disposition des contenus à jour, via un système de classement et de recherche, le tout accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, et sécurisé.
Les briques utilisées par 68000 pour la mise en oeuvre d'un outil de GED sont constituées de fonctionnalités Google et de fonctionnalité sur-mesure intégrées dans votre site Internet, Wordpress ou Google Site. Elle s'adapte au niveau fonctionnel à votre activité, ergonomiquement à votre charte graphique, et reprend vos contenus existant.
Un audit préalable permet la construction aquéquate de cette GED, le choix de ces outils, leur configuration, puis la formation vous permet d'en tirer pleinnement partie, tant pour les administrateurs, les gestionnaires de contenus et les utilisateurs finaux bénéficiant de l'ergonomie des fonctionnalités de ces outils.
Exemples d'utilisation d'un CDR comme base de connaissances
L'ergonomie des sites Wordpress et des Google Sites autorise la création de base de connaissances riches à destination de vos collaborateurs, vos administrés et tout le public anonyme. Exemple de vues :
- la présentation des équipes (collaborateurs, partenaires, hierarchie, trombino)
- la liste des lieux (cartes, bâtiment, caractéristiques, booking)
- les biens (matériel, véhicules, booking)
