extra, le portail documentaire
Les outils de Gestion Electronique des Documents (GED) permettent la mise à disposition de documents auprès de vos contacts (clients, administrés, partenaires ou équipes internes) et facilitent les échanges d'informations.
Intégré dans un site Internet, ils devienent ergonomiques, visuelement intégrés à votre charte graphique, facile d'accès pour les utilisateurs et facile de gestion pour vos équipes internes.
68000 propose l'étude de solutions pour la dématérialisation de vos services administratifs permettant :
- de mettre à disposition des documents en consultation et en téléchargement
- de recevoir des documents de vos contacts, de façon qualifiée, avec notification
- d'organiser vos ressources au travers de menus, de pages et de sections, ergonomiques et illustrées
- l'accéssibles en mobilité et la gestion des droits d'accès
- d'aller plus loin avec l'intégration de données externes via des API publics ou privées
Aide au choix technologique
Service d'études et de comparaison (benchmarking)
- étude de votre existant et proposition d'outils correspondant à vos besoins
- mise en place d'environnement de test et de formation
- solutions d'extranet : SharePoint, Office 365, Google Workspace
- intégration dans Wordpress ou Google Site
L'intégration dans un site Wordpress
Elle permet une grande liberté de création graphique et d'évolution vers des développements spécifiques :
- intégration des outils de GED dans un site Wordpress existant ou création d'un site dédié
- choix de la propriété des données hébergées France ou utilisation de services tiers
Tester l'environnement de démonstration sur Wordpress : https://extra.68000.fr
L'intégration dans un Google Site
Elle permet une intégration rapide et optimisée des fonctionnalités de Google, une ergonomique standardisée ainsi qu'une maintenance très réduite
- mise en place rapide et sécurisé via les outils de la Suite Google
- gestion des partages des documents
- host d'un domaine ou un sous-domaine par Google
Tester l'environnement de démonstration sur Google Site : https://cdr.68000.fr
Fonctionnalités disponibles
Les outils de Google apportent :
- l'application de règles de sécurité gérées par l'infrastructure de Google, ainsi que sa gestion des droits d'accès par groupe ou par utilisateur robuste et éprouvée
- une ergonomie connue des utilisateurs
- de performances et compatibilité mobile en toute circonstance
- la réutilisation de l'existant chez le client possédant déjà ses données et comptes dans un service Google
Les outils Wordpress permettent :
- la maîtrise du stockage des données
- la personnalisation du système de sauvegarde
- l'ajout de fonctionnalités via un catalogue de modules très riche
- le développement sur mesure de fonctionnalité et la personnalisation graphique et ergonomique
Le développement de fonctionnalités sur mesure offre :
- la création de fonctionnalités métiers spécifiques à vos besoins
- la réponse à des contraintes GRPD et sécuritaires répondant à des contratintes propres
Types de ressources partageables :
- documents texte
- feuilles de calcul
- dossiers (drive)
- présentations
- calendriers
- annuaires de contacts
- audios et vidéos
- cartes (Google Map et Open Street Map)
certaines de ces ressources sont éditables directement en ligne, comme les documents texte et les feuilles de calcul.
Cas d'usage
Exemples d'utilisation d'un Portail documentaire, comme base de connaissances
L'ergonomie des sites Wordpress et des Google Sites autorise la création de base de connaissances riches, à destination de vos collaborateurs, vos administrés et tout le public anonyme sur Internet. Exemple de vues :
- la présentation des équipes (collaborateurs, partenaires, hierarchie, trombino)
- la liste des lieux (cartes, bâtiment, caractéristiques, réservation de salles)
- la liste des biens (matériel, véhicules, réservation de biens)
Outils de GED : les briques de base pour la dématérialisation
synonymes : Portail Documentaire / Centre De Ressources Numériques / Gestion Electronique de Documents / Dématérialisation / Espace Numérique / "c'est dans le Cloud"
Le choix et la configuration de ces outils permettent la création d'un Centre De Ressources Numériques mettant à disposition des contenus à jour, via un système de classement et de recherche, le tout accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone, et sécurisé.
Les briques utilisées par 68000 pour la mise en oeuvre d'un outil de GED sont constituées de fonctionnalités Google et de fonctionnalité sur-mesure intégrées dans votre site Internet, Wordpress ou Google Site. Elle s'adapte au niveau fonctionnel à votre activité, ergonomiquement à votre charte graphique, et reprend vos contenus existant.
Un audit préalable permet la construction aquéquate de cette GED, le choix de ces outils, leur configuration, puis la formation vous permet d'en tirer pleinnement partie, tant pour les administrateurs, les gestionnaires de contenus et les utilisateurs finaux bénéficiant de l'ergonomie des fonctionnalités de ces outils.
